Routekaart stap 3 – Plan van aanpak maken

Wanneer de balans is opgemaakt en duidelijk is waar de verbeteringen nodig zijn kan er een plan van aanpak opgesteld worden.

Centraal tijdens deze stap staan:

• De uitdagingen
  Tijdens stap 2, het opmaken van de balans is duidelijk geworden waar de uitdagingen liggen. Aan te raden is niet te veel te gelijk op te pakken en keuzes te maken in het stimuleren van duurzame inzetbaarheid. Wie de keuzes maakt en op welke wijze  is afhankelijk van de organisatie.  Een manier om tot een gewogen afweging te komen, is om eerst een aantal criteria op te stellen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: het belang dat aan duurzame inzetbaarheid  wordt gehecht, het bereik (worden alle medewerkers bereikt of alleen een deel?), of de termijn (wel/geen snelle winst). Is de keuze gemaakt dan is het verstandig de opdracht en het gewenste resultaat helder te formuleren.
• Keuzes in de aanpak
  Om tot een plan van aanpak te komen is het goed om de verschillende mogelijkheden te bekijken. Welke aanpak past het beste bij de organisatie? Wat heeft in het verleden goed gewerkt en kan nu ook worden toegepast (benut  de kracht van de organisatie)? Wat zijn de randvoorwaarden?  Stel een plan van aanpak bij voorkeur samen met het projectteam op.

Na beantwoording van bovenstaande vragen kun je beginnen met het maken van een plan van aanpak.

Tips vooor een plan van aanpak

De deelnemers aan het lerend netwerk geven de volgende tips bij het opstellen van een plan van aanpak:

• Kijk goed naar wat bij de organisatie past. Er is een breed scala aan mogelijkheden om een plan van aanpak te maken. Zoals het helemaal uitschrijven van een beleidsnotitie over de invoering van duurzame inzetbaarheid die na goedkeuring door het bestuur en managementteam (MT) uitgevoerd kan worden. Een andere mogelijkheid is duurzame inzetbaarheid vanuit de werknemers zelf  te stimuleren (onderaf). Een middenweg is bijvoorbeeld het vaststellen van de kaders voor duurzame inzetbaarheid en vervolgens met een werkgroep hier verder vorm aan te geven.
• Pak niet alles tegelijk op, maar kies voor een stapsgewijze aanpak. Begin met een beperkt aantal actiepunten. Daarna is er tijd voor de volgende stappen.
• Begin klein (bijvoorbeeld met een pilot). Kijk eerst wat wel en niet werkt.
• Hou het simpel.
• Heb niet te hoog gespannen verwachtingen.
• Helemaal opnieuw het wiel uit te vinden is niet nodig. Ga eerst eens kijken bij andere organisaties hoe zij het thema hebben opgepakt en welke projecten en activiteiten zij uitvoeren in het kader van duurzame inzetbaarheid. Maak gebruik van de documenten, instrumenten, ervaringen en tips en tricks van andere organisaties.
• Durf open te staan voor vernieuwingen en andermans suggesties.
• Duurzame inzetbaarheid is maatwerk. Daarbij is de dialoog tussen medewerkers en de leidinggevende van belang.
• Maak niet een al te uitgebreid plan van aanpak en voorkom het beeld van duurzame inzetbaarheid als ‘speeltje’ van P&O.
• Werk eerst het plan met medewerkers uit om op deze manier draagvlak te creëren en eventuele weerstand  te voorkomen.

Tips voor een succesvolle werkgroep

• Maak eerst duidelijk wat je met de werkgroep wilt bereiken. Zorg bij het samenstellen van de werkgroep dat alle vaardigheden die u nodig heeft voor een succesvolle uitvoering van het project aanwezig zijn bij de verschillende leden.
• Zorg dat de werkgroep een afspiegeling vormt van de organisatie.
• Betrekt werkgroepleden die enthousiast over het thema duurzame inzetbaarheid zijn.
• Maak vooraf duidelijk aan de leden van de werkgroep wat deelname van hen vraagt en maak duidelijke afspraken over hun rol en bijdrage.
• Geef ook aan hoeveel tijd deelname aan de werkgroep kost en ga na of ze die tijd ook hebben.
• Zorg dat de werkgever leden van de werkgroep faciliteert (in tijd).
• Spreek de leden van de werkgroep aan op hun verantwoordelijkheden als ze niet de bijdrage leveren die met hen is afgesproken.
• Evalueer tussentijds het functioneren van de werkgroep en kijk of er aanpassingen nodig zijn in de samenstelling.

Maak van een probleem een uitdaging

Het lijkt misschien hetzelfde, maar er is een belangrijk verschil of je iets als probleem of als uitdaging benadert. Uitgaan van een probleem is niet alleen reactief, maar roept vaak ook weerstand op (‘ja maar….’). Een uitdaging gaat niet uit van het verleden naar de toekomst. Een uitdaging vraagt om creativiteit. Mensen krijgen vaak meer energie van een uitdaging dan van het oplossen van een probleem.